Définition :

Le règlement de formation est un outil pédagogique et organisationnel qui permet notamment de communiquer en interne sur la formation. Il souligne l’engagement de la collectivité en faveur de la formation des agents, informe les agents (droits et devoirs en matière de formation, enjeux du plan de formation, acteurs de la formation...) et définit en amont les « règles du jeu ».

Nota :
La rédaction et la transmission d’un règlement de formation aux agents ne dispense pas d’un travail d’information et de pédagogie plus général sur l’utilité de la formation, par exemple au moment des entretiens professionnels.

Le contenu :

Le règlement de formation doit permettre de répondre aux questions suivantes :
– La formation tout au long de la vie, qu’est-ce que c’est ?
– La formation, avec qui ?
– La formation : quelle procédure d’élaboration ?
– La formation : comment ça fonctionne ?
– Quels sont les outils existants pour construire un parcours professionnel ?
– Le Droit Individuel à la Formation, un moyen d’accéder à la formation ?
– Comment passer des concours et des examens professionnels ?
– Comment exercer son droit à la formation ?

Zoom sur 3 points essentiels du règlement de formation :

– La formation et le temps de travail
– Le départ en formation
– La prise en charge des frais liés à la formation

La Formation et le temps de travail :

Un agent en formation est en position d’activité. Par conséquent, la formation est assimilée au temps de travail.
– Les actions de formation relevant de la formation obligatoire statutaire sont obligatoirement suivies durant le temps de service.
– Les actions de formation de perfectionnement, de préparation aux concours et examens professionnels sont accordées sous réserve des besoins et des nécessités de service, en principe pendant le temps de travail.

Toutefois, si la formation se déroulait... Hors temps de travail !

En dehors du DIF
Si l’agent part en formation en dehors de ses heures de service ou pendant le jour de temps partiel, le temps passé en formation donne lieu à récupération ou à rémunération (heures complémentaires ou heures supplémentaires, selon le cas), au choix de la collectivité.

Par convention, une journée de formation (déplacement compris) est considérée comme équivalente à une journée de travail.

L’agent qui suit, à son initiative et avec l’accord de son employeur, une action de formation en dehors de son temps de travail continue de bénéficier de la protection sociale en matière d’accidents du travail.

Dans le cadre du DIF
Le temps passé en formation fait l’objet du versement d’une allocation de formation égale à 50% du traitement horaire.
L’agent n’est pas en service mais continue à bénéficier de la législation de la sécurité sociale relative à la protection en matière d’accidents du travail.

Cas particulier :
Le suivi d’une formation de préparation aux concours et examens professionnels hors temps de travail et hors DIF, est une démarche personnelle (après accord de la collectivité) ne donnant pas lieu à récupération ou rémunération.
Toutefois, la collectivité peut choisir par délibération de fixer des conditions particulières de récupération pour les formations personnelles suivies hors temps de travail et hors DIF.
Par contre, si cette formation est suivie dans le cadre du Droit Individuel à la Formation, elle donnera lieu au versement de l’allocation formation égale à 50 % du traitement brut de l’agent.

Le Départ en Formation

– Tout départ en formation fait l’objet d’une demande d’autorisation d’absence délivrée par l’autorité territoriale et validée par le supérieur hiérarchique (ex : bulletin d’inscription pour les formations suivies auprès du CNFPT).
– S’il ne peut suivre l’action de formation à laquelle il est inscrit, l’agent en informe le plus rapidement possible son responsable.
– Si elle a lieu en dehors de la résidence administrative et hors du département des Pyrénées-Atlantiques, un ordre de mission est établi préalablement au déplacement.
– Au terme de la formation, une attestation de formation en deux exemplaires est émise par l’organisme formateur (une pour l’agent qui peut l’intégrer à son Livret Individuel de Formation, une pour l’autorité territoriale pour classement dans le dossier individuel de l’agent).
– En cas de refus, la collectivité doit notifier à l’agent les motifs de cette décision.
Cependant, l’autorité territoriale ne peut opposer 2 refus successifs à un fonctionnaire pour la même formation qu’après avis de la CAP (article 2 de la loi n°84-594 du 12 juillet 1984).
– Lorsque l’agent rejoint son poste de travail après une action de formation, le supérieur hiérarchique direct peut mettre en place un suivi de la formation afin d’en évaluer les effets en situation de travail.

ATTENTION : Un agent en maladie, accident du travail ou en congé maternité n’est pas autorisé à suivre une action de formation.
Pour les agents en congé longue maladie ou longue durée, seules sont autorisées les activités ordonnées et contrôlées médicalement au titre de la réadaptation.
Solution possible : réintégration de l’agent, le cas échéant, en temps partiel thérapeutique et départ en formation.
Article 28 du Décret n°87-602 du 30 juillet 1987 relatif à l’organisation des comités médicaux, aux conditions d’aptitude physique et au régime des congés maladie des fonctionnaires.

Le congé parental : un agent (fonctionnaire ou non titulaire) en position de congé parental n’est pas exclu de la formation.
Il peut bénéficier des actions relatives aux formations de perfectionnement, à la formation personnelle ainsi qu’à la préparation des concours et examens d’accès à la fonction publique territoriale.
Toutefois, bien que la formation soit suivie en dehors du temps de travail, l’agent doit obtenir l’accord de son employeur.
Il reste placé en position de congé parental.
Article 6 bis de la loi n°84-594 du 12 juillet 1984
L’agent en congé parental peut se présenter aux concours externes et internes et aux examens professionnels.
Concernant le refus d’une formation, il doit être motivé et ne peut se fonder ni sur le fait que l’objet de la formation demandée concerne l’accès à un emploi non ouvert par la collectivité, ni sur le fait que les missions confiées ne correspondent pas au grade auquel donne accès l’examen professionnel préparé.
CAA de Marseille 99MA02401 du 16.11.2004 : un agent a pu obtenir gain de cause auprès de son employeur qui avait refusé à deux reprises son inscription à une préparation à un examen professionnel.

La prise en charge des frais liés à la formation

– Les coûts de formation sont à la charge de la collectivité (cotisations versées au CNFPT, participations conventionnelles, paiement direct d’organismes de formation).
– Lorsqu’ils ne sont pas pris en charge par le CNFPT ou pour les actions de formation suivies hors CNFPT, les frais (de déplacement, de restauration, éventuellement d’hébergement) liés à la formation de perfectionnement peuvent être pris en charge par la collectivité selon la réglementation fixant le remboursement de frais applicables aux agents territoriaux.
– Il est important pour les agents de se renseigner au moment de l’inscription auprès de leur collectivité.

Nota :
Un agent qui souhaite participer à un concours, une sélection ou à un examen professionnel peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport uniquement pour se rendre aux épreuves. Il faut pour cela que le concours ait lieu en dehors de ses résidences administrative et familiale.
La prise en charge est plafonnée à un aller/retour par an, mais la collectivité peut prévoir une dérogation par délibération, pour l’agent appelé à se présenter aux épreuves d’admission d’un concours.
Ce remboursement intervient dans les mêmes conditions que pour le versement des indemnités de mission, et dépendra donc du choix du mode de transport opéré par l’agent, transport en commun ou utilisation du véhicule personnel.
Article 6 du Décret 2006-781 du 03.07.2006

Dans la pratique, par souci d’économie, les collectivités peuvent exiger que l’agent choisisse le centre d’examen le plus proche de la résidence administrative pour conditionner le remboursement des frais de transport.
Le cas échéant, cette modalité de prise en charge des frais devra être mentionnée dans le règlement de formation et adoptée par délibération de la collectivité.
CAA Paris 01PA04086 du 06.04.2005 / Conseil général de l’Essonne : le remboursement des frais de déplacement des agents de la fonction publique territoriale, dans le cadre de la formation professionnelle, est régi par des dispositions réglementaires. Une collectivité ne peut décider librement de la prise en charge de ces frais et ne peut s’inspirer de dispositions plus favorables applicables dans d’autres fonctions publiques par application du principe de parité entre les agents relevant des diverses fonctions publiques.

La formation de préparation aux concours et examens professionnels de la fonction publique n’ouvre droit à aucune indemnité au titre des frais de déplacement.